2ªs reflexões

Entramos agora na parte de organização interna...
O que é que é necessário para iniciarmos esta aventura? Não basta ter apenas a ideia... seria simples demais... tem de haver agora uma sequência lógica para pô-la em prática. Vou tentar resumir esta importante fase e detalhá-la em diversos passos sequenciais, a saber:
1º passo: Nascimento
Após a discussão das ideias há que tentar materializa-las numa peça ou em várias peças de comunicação. Temos de começar por um projecto, acompanhado de um caderno de encargos com os custos muito bem estudados e com o break-even point muito bem calculado. Neste documento deve constar as nossas intenções, o posicionamento que queremos assumir perante o mercado e a sociedade em geral, a forma como o vamos fazer com um cronograma detalhado, as competências que devemos desenvolver internamente para por este projecto em marcha, a distribuição de tarefas entre todos os envolvidos no projecto, o concept-definition que devemos adoptar e que irá regular toda a comunicação, desde as peças comunicacionais, passando pela abordagem aos media e chegando inclusivé à abordagem comercial junto das empresas, os custos iniciais de arranque e de manutenção, a forma de viabilizar financeiramente o projecto (incluindo o recurso à lei do mecenato) e finalmente os passos seguintes que iremos adoptar.
2º passo: Materialização
Após chegarmos a um consenso neste primeiro documento, temos de começar a materializar tudo o que foi explícito em várias peças de comunicaçã que irão impactar as empresas, os media, as organizações estatais e o público em geral. Para tal temos de desenvolver um logotipo para o evento, um anúncio de imprensa tipo com as mensagens chave de comunicação, uma brochura explicando todo o evento que se desdobrará em 4 - uma para o público em geral, outra para os artistas, outra para os media, e outra para os patrocinadores.
Para o público em geral a preocupação deverá ser o anúncio deste evento e o benefício que irá trazer para a cidade de lisboa. O tom da comunicação deverá remeter para algo do género "faça parte da geração de ouro da arte portuguesa" ou "Lisboa trouxe até si a maior galeria de arte do mundo, desfrute-a".
Para os artistas a brochura deverá ter informação mais técnica, e um regulamento de participação + uma ficha de inscrição.
Para os media, esta brochura deverá preocupar-se com a informação mais detalhada e principalmente com detalhes muito técnicos, pois para além dos meios tradicionais, deveremos abordar, com muito afinco, as centrais de compra e comunicação, as agências de publicidade e de comunicação. Este canal vai ser fundamental no desenvolvimento e no sucesso da maior galeria do mundo, pois será a partir deles que virão muitas empresas patrocinadoras, pois estamos a criar um evento fora do tradicional e uma forma de comunicar diferente do habitual. Teremos de cativar estas empresas para vender o evento e daí tirarem óbvios benefícios. Não sei mesmo se deveríamos entregar a comercialização do evento a uma destas empresas.
Finalmente para os patrocinadores. Aqui será uma brochura também muito informativa e com um cupão de resposta solicitando uma reunião para apresentação do projecto ou mesmo reservando já um ou mais faces dos mupis.
3º passo: Consolidação
Após estar tudo definido e bem pensado temos de abordar organismos públicos para sentir a sua receptividade a um projecto desta natureza. Não nos podemos esquecer que estamos a beneficiar a cidade de lisboa e a criar um entreternimento para os lisboaetas e os que estão cá de passagem. Deveremos tentar subsidiar esta nossa acção ou tentar outros benefícios que permitão o sucesso da maior galeria do mundo, mas nunca deixando de lado o facto de este evento também ser um negócio. É a verdade nua e crua - NÓS QUEREMOS GANHAR DINHEIRO COM ISTO! QUEREMOS VIVER DISTO!.
Como tal sugiro que consigamos reuniões com key-persons dentro das principais organizações estatais, nomeadamente e principalmente CML, Instituto da Juventude, Ministério da Cultura e ICEP, entre outros. Nestas reunões deveremos apresentar o nosso projecto já muito finalizado e não deixar informação para já. Estas reuniões deverão ser a rampa de lançamento para outras reuniões então definitivas. ervirão para conseguirmos aliados estratégicos e como um primeiro barómetro sobre a maior galeria do mundo.
4º passo: Acção
Estando tudo testado chegamos à acção propriamente dita. Temos de pensar como iremos comercializar isto. Vamos nós próprios para o terreno? Entregamos a comercialização a alguma empresa? Temos de registar uma sociedade nossa ou fazemos a partir da lighter? Teremos de ter uma grande organização de tráfego interno, pois temos de receber inscrições, contactar artistas, receber obras, contactar fornecedores... Temos de ter um bom financeiro associado pois irá movimentar muita, mas muita massa. Temos de saber tudo sobre a lei do mecenato, pois deverá ser um dos pilares de venda deste projecto. Temos de contar com um superinformático nas nossas fileiras, pois teremos de ter um site de sustentação do evento onde quer artistas, quer patrocinadores, quer media associados poderão fazer tudo a partir do site. E inclusivé este site deverá já estar preparado para a futura venda de quadros on-line de outros produtos como merchandisisng associado ao evento (t-shirts, livros sobre o evento, etc.)